Transformação Digital: chegou a hora de implementar

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Big data, Inteligência artificial, data science são algumas das palavras que estão nesse processo em um ritmo bem acelerado de expansão. Mas o impressionante é que existe uma “mãe” de todas elas. Uma “super buzzword”. Se trata da “transformação digital”.

 

Mundo afora, seu crescimento é claro e contínuo. Basta observar o gráfico no google trends para a palavra “digital transformation”.

Benefícios para quem já está na transformação digital

O impacto da transformação digital costuma aparecer em várias áreas da empresa. Os custos geralmente caem consideravelmente com a automação e eficiência da operação. Isso leva a fluxos de caixa saudáveis, o que impacta muito no ambiente da empresa e traz um clima leve e positivo para o dia a dia. Isso motiva mais a equipe que busca se aperfeiçoar ainda mais, formando um ciclo positivo.

A eficiência também é percebida pelo cliente que consegue resolver seu problema com um atendimento qualificado. Parece contraditório, mas empresas com alto nível de automação como amazon, tem call centers reconhecidos por dar um atendimento extremamente humanizado. Isso acontece, porque nesses ambientes, as máquinas fazem serviços de máquinas, permitindo aos humanos focar no que eles são melhores.

Competição desleal

Quando o seu concorrente já consegue colher todos esses benefícios e sua empresa ainda tem dificuldade em assimilar a transformação digital, o risco fica eminente. Entregando um serviço de qualidade com custos baixos faz com que fique difícil você competir. Basta ver exemplos como Táxi vs Uber, ou Netflix vs Blockbuster. Ele sempre terá o poder do preço nas mãos para desafiar você.

Coisas que empresas antenadas com a transformação digital não fazem

Quando temos um tema novo e abrangente como esse, muitas vezes é difícil entender na prática o que ele significa e como ele impacta no meu dia a dia. Por isso, trouxe alguns exemplos do que as empresas em alto grau de transformação digital NÃO fazem:

• Reuniões e mais reuniões

Uma pesquisa realizada nos EUA mostrou que 37% das reuniões realizadas nas empresas são consideradas improdutivas. Isso representa 3.7 bilhões de dólares por ano jogados fora pelas companhias.

A necessidade de reuniões geralmente está relacionado com a falta de autonomia e problemas de comunicação. Vou dar alguns exemplos. Se uma tarefa para realizar um evento é me passada e para executá-la preciso sempre estar aprovando detalhes com meu superior, isso evidencia que o tempo de 2 funcionários está sendo gasto nessa tarefa. Mas se por outro lado, o meu superior me deixa claro os objetivos da tarefa e  me concede autonomia (desde que eu tenha capacidade para realizar), economizaria o tempo dele que poderia ser usado em outras ações da empresa.

Para isso funcionar bem, é preciso que o superior que delegou a tarefa saiba o que ele quer e que deixe claro isso. O como fazer é com você!

• Vários pessoas para tomarem a mesma decisão

Aqui é um outro sintoma da falta de autonomia. Várias pessoas envolvidas em um mesmo processo. Se pergunte, precisa realmente envolver todos? Cada pessoa parada é um tempo que poderia ser usado para outras tarefas. Por isso, a agilidade das empresas está muito relacionada com a autonomia e o quanto cada um consegue tomar boas decisões sem precisar de várias pessoas para explicar todo o contexto e debater sobre o assunto.

• Falta de clareza sobre a cultura da empresa

Meu tio já dizia, “você tem 2 formas de liderar, por amor ou por medo”. Pelo medo pode funcionar, o problema é que você sempre precisará entrar em atrito e demonstrar poder. Isso é desgastante para a equipe e para você. E na medida em que a empresa começa a crescer, começa a ficar inviável para vocês vigiar todo mundo. Não funciona mais! Então como faço para motivar as pessoas a se dedicarem sem precisar mandar? Isso acontece quando o objetivo da empresa está alinhada com o objetivo das pessoas. Com um propósito e valores claros, as pessoas se identificam e naturalmente agem em pró daquela causa. Quem não está alinhado sai e quem está alinhado entra. Isso cria o que chamamos de cultura, que a partir de um momento foge das mãos do gestor e move toda a equipe sem esforço.

É essa cultura que permite que a empresa cresça de forma rápida mantendo seus valores e sua qualidade.

• Demora para lançar um produto

Antigamente (mas não muito) era comum as empresas desenvolverem planos de negócios e produtos com meses de planejamento. Após esse trabalho, a empresa investia na produção e levava esse produto ao mercado. O problema de tudo isso é que hoje em dia as coisas mudam rapidamente e envolvem várias variáveis onde é difícil prever um resultado com 100% de certeza. E nesses casos, não é raro um lançamento gastando milhões em investimento não trazer retorno.

Por isso, empresas mais maduras na transformação digital primeiro testam a proposta de valor. Lançam a “venda” do produto primeiro. Recolhem feedbacks e ajustam o produto antes mesmo de ser lançado. Afinal, não tem melhor feedback do que do cliente final. Assim, são muito melhores sucedidas em seus lançamentos além de evitar grandes perdas.

Esse modelo de teste é comum no vale do silício, onde milhares de ideias surgem e são validadas antes, através de uma página de vendas sem ter o produto.

• Falta de relacionamento com clientes

Se você tem excesso de feedbacks negativos, precisa investigar o que está acontecendo. Até pouco tempo atrás, a falta de opções em vários segmentos, deixavam o cliente refém muitas vezes de empresas. Além disso, ele tinha poucos canais para poder recorrer e ser ouvido. Um exemplo foi o dos bancos. Sempre eles tiveram um monopólio confortável. Quando chega uma opção que vai na contramão justamente porque enxergou e implementou as necessidades dos seus clientes, o crescimento foi avassalador. Por isso, empresas que se colocam dentro da transformação digital criam várias métricas como NPS, entre outras para dar sinais, além de terem canais sempre abertos para escutar e acima de tudo resolver.

• Anotar na cabeça o que tem que fazer

Em um momento onde temos excesso de informação os softwares são um poderoso aliado para armazenar informações e permitir a automação de processos. Manter os dados apenas com você, na sua memória, coloca uma grande chance dessa tarefa falhar em algum momento. Por isso, softwares de projetos como asana, basecamp e trello cresceram rapidamente e apostam na facilidade de uso para permitir que todos possam usar essas ferramentas para gerenciar sua rotina.

• Excesso de trabalho repetitivo

O poder e velocidade com que a automação está crescendo impacta muito no jogo das empresas. Afinal, os custos em se manter uma produção automatizada e eficiente é muito menor do que manter serviços manuais. O que faz com que empresas como essa estejam sempre alertas procurando formas de automatizar processos. E quanto mais você avança, mais fácil fica evoluir.

• Limitar seu crescimento pelo fato de não ter verba

Todo projeto necessita de investimento. A forma mais fácil de se desenvolver algo é com um grande volume de recursos financeiros e  tempo. No entanto, com a criação de serviços compartilhados como armazenamento na nuvem e espaços colaborativos, vários ativos que tinham alto custo podem ser alugados sobre demanda. Além disso, quando existe um propósito forte, você tem facilidade em atrair parceiros e diminuir os custos.

Esses são casos que acontecem na sua empresa? Então veja exatamente qual é o seu nível de transformação digital.

Teste: Nível de transformação digital. Onde sua empresa se encontra?

Para ajudar você a entender em que nível você e seu time se encontram, elaboramos esse teste rápido. Some os pontos e analise o quanto vocês já são uma empresa da nova economia. E lembre-se, transformação digital não se trata de tecnologia. Elas são ferramentas apenas. A transformação digital é feita por pessoas.

Qual é o nível de autonomia que as pessoas tem na sua empresa para tomar decisão?

1. 1. As decisões são tomadas principalmente pelos gestores que realizam o planejamento e controlam as tarefas diariamente com pouca abertura de feedback dos analistas. Os analistas têm seu foco na execução. (0 pontos)
   2. As decisões são tomadas principalmente pelos gestores que realizam o planejamento e controlam as tarefas diariamente mas escutam os feedbacks dos analistas, implementando pontos que acham interessantes. Os analistas mantêm seu foco na execução mas se sentem à vontade em opinar. (1 ponto)
   3. Os gestores tomam decisões mais estratégicas, dando liberdade a equipe para tomar decisões no dia a dia. Os analistas influenciam nas decisões. O controle das ações de execução por parte dos gestores é semanal. (2 pontos)
   4. Os analistas participam do planejamento estratégico, tem autonomia no dia a dia para planejar e executar, guiados por metas que são alcançadas com frequência. Os gestores interferem apenas quando solicitados pela equipe. (3 pontos)

2) O quanto sua empresa usa de algoritmos no seu dia a dia?

1. As decisões são tomadas por intuição e os processos são em sua grande maioria manuais. (0 pontos)
2. As decisões são tomadas por intuição, porém com auxílio de alguns dados e alguns processos são realizados através de sistemas como ERP,CRM. (1 ponto)
3. Possuímos dashboards claro das metas principais. Além de sistemas, temos automações criadas internamente para gerar produtividade. (2 pontos)
4. Utilizamos dashboards atualizados em tempo real, possuímos automações próprias e já aplicamos algoritmos avançados envolvendo I.A. ou machine learning para ajudar na operação. (3 pontos)

3) Como os dados são utilizados na sua empresa?

1. O uso é limitado a acessos em alguns sistemas e relatórios estáticos. (0 pontos)
2. Existe integrações entre sistemas e relatórios com atualizações diárias. (1 ponto)
3. Além de integrações, são geradas automações customizadas e visualização de dados multidimensionais e em tempo real. (2 pontos)
4. Além de integrações, visualização multidimensional e automações customizadas, a empresa desenvolve algoritmos mais complexos de inteligência artificial ou machine learning para gerar predição.  (3 pontos)

4) Como sua empresa trabalha com KPIs?

1. Não temos kpis definidos. (0 pontos)
2. Temos kpis tradicionais como venda, lucro monitorados mensalmente / trimestralmente ou anualmente. (1 pontos)
3. Temos kpis tradicionais monitorados em tempo real. (2 pontos)
4. Temos kpis tradicionais monitorados em tempo real e métricas de valor e aprendizado que claramente apontam melhorias em produtos (como NPS, uso repetido, entre outros). (3 pontos)

5) Até que ponto sua empresa trabalha com Staff sobre demanda?

1. Usamos somente colaboradores em tempo integral. (0 pontos)
2. Usamos principalmente colaboradores em tempo integral e alguns serviços sobre demanda como TI e produção de eventos. (1 pontos)
3. Usamos alguns serviços sobre demanda para áreas de missão crítica; (2 pontos)
4. Usamos principalmente serviços sob demanda e uma pequena equipe central em tempo integral. (3 pontos)

6) Seus processos são claros e replicáveis?

1. Temos poucos processos definidos. (0 pontos)
2. Temos processos definidos e alguns alguns processos são escaláveis e repetíveis, mas dentro da empresa. (1 pontos)
3. Temos processos definidos e alguns processos operam de forma escalável e automatizado fora da organização (por exemplo estruturas de franquias). (2 pontos)
4. Processos definidos e entre eles, processos chaves que são feitos de forma automatizada fora da organização. (3 pontos)

7) Como sua empresa trabalha com feedback do cliente e melhoria contínua?

1. Não temos uma métrica clara de feedback do cliente. (0 pontos)
2. Temos métrica de feedback do cliente entre nossos kpis. (1 ponto)
3. Temos métrica de feedback do cliente entre nossos kpis e processadas de forma que impactam diretamente na melhoria do produto. (2 pontos)
4. Temos métricas de feedback do cliente entre nossos kpis, que impactam na melhoria do produto e processadas em algoritmos de inteligência artificial mudando o produto em tempo real. (3 pontos)

8) Como é a agilidade da empresa para responder ao mercado?

1. Os produtos e serviços são definidos em planejamento estratégico e sofrem pouca alteração durante seu ciclo de vida. (0 pontos)
2. Os produtos e serviços sofrem pequenas alterações de forma contínua com base em dados internos da empresa. (1 pontos)
3. Os produtos e serviços sofrem alterações relevantes de forma contínua com base em dados internos da empresa. (2 pontos)
4. Os produtos e serviços sofrem alterações relevantes de forma contínua com base em dados de dentro e fora da empresa. (3 pontos)

9) Como o propósito da empresa atua sobre a equipe?

1. Não temos propósito definido. (0 pontos)
2. Temos propósito e cultura definidas mas com pouco engajamento da equipe. (1 pontos)
3. Temos propósito e cultura definidas entre a equipe. (2 pontos)
4. Temos propósito e cultura definida e clara não apenas na equipe, mas também para nossos clientes. (3 pontos)

10) Você compartilha ativos de dados estratégicos?

1. Não compartilhamos dados, mesmo entre os departamentos. (0 pontos)
2. Temos dados compartilhados entre departamentos (ex.: dashboards internos, fluxo de atividades). (1 pontos)
3. Expomos alguns dados aos principais fornecedores (ex.: via api). (2 pontos)
4. Expomos alguns dados ao nosso ecossistema via api abertas (ex.: google, flickr e ford). (3 pontos)

0 – 10 pontos: Sua empresa tem um grande desafio pela frente e corre grande risco de ser afetada de forma inesperada pelo mercado.

11 – 15 pontos: Sua empresa tem muito trabalho pela frente mas já deu alguns pequenos passos.

16 – 20 pontos: Sua empresa já se encontra acima da média geral principalmente se o seu setor não é de tecnologia.

21 – 30 pontos: Parabéns pelo trabalho realizado até agora, sua empresa provavelmente tem um grande potencial de crescimento.

Como preparar o ambiente para se adequar

Mas se é tão importante, então porque todos já não mudaram? Mudar é um desafio muito grande, principalmente para times que foram acostumados por muito tempo a trabalharem de uma determinada forma. É natural que haja uma grande resistência interna para realizar esse movimento.

Outros fatores como falta de apoio da diretoria, complexidade, projetos com longo prazo e falta de orçamento também impactam nesse processo.

Assim, elencamos as principais ações que têm conseguido superar esse desafio:

Transformar a liderança

Para uma mudança tão intensa, os tomadores de decisão precisam estar confortáveis e cientes de que não será um processo fácil e no qual ele precisará abrir mão muitas vezes de poder e controle para permitir que a equipe consiga evoluir. Educação e mentorias são boas práticas para esse momento.

Criar parcerias

Fomentar contato com um mundo de startups pode ser importante para que sua equipe veja na prática os benefícios e comecem a desmistificar o tema. Benchmark com outras startups, acesso a coworkings e incubadoras pode ser um ótimo início.

Dar abertura para projetos internos na transformação digital

Ao invés de mudar toda a empresa de uma vez, uma forma excelente de fazer esse processo é criando vários pequenos projetos com autonomia para atuarem de forma ágil como uma pequena startup aplicando os conceitos que comentamos. Isso tira o risco de aplicar um conceito novo na principal operação da empresa e permite as pessoas errar e se desenvolver com mais segurança.

Identificar os evangelistas e os inseguros

No dia a dia, a equipe tem várias iterações com as pessoas da empresa. Geralmente, grupos possuem 20% de promotores de uma ideia, 20% detratores e 60% neutros. Identificar os promotores e dar voz a eles irá fazer com que a mudança seja conduzida pela própria equipe. Por outro lado, os detratores precisam ser olhados com atenção, buscando dar suporte mas ao mesmo tempo sabendo qual é a hora de propor a ele seguir um caminho diferente em outra empresa.

Perceba que não falamos em produto ou processos internos. A mudança deles são consequência natural de uma equipe que busca atuar em alto nível.

Um exemplo é o da Coyote logistics. Fundada em 2006, ela começou a implementar ações em direção a transformação digital. A empresa atuava no transporte e distribuição de bens. Algumas ações foram fundamentais para uma empresa de logística chegar ao valor de mercado de 1.8 bilhões de dólares em 2015. Entenda seus diferenciais:

Propósito: “Oferecer a melhor experiência de logística de todos os tempos”.

Recursos sob demanda: Se fosse basear seu crescimento a contratação de 40.000 motoristas, seu negócio seria inviável. Ao invés disso, os motoristas operam sob contrato. Para engajar ainda mais os motoristas, eles criaram uma comunidade via aplicativo móvel.

Automação: Um grande problema na logística são os caminhões que voltam vazio. Isso representa um alto custo para a operação. O que a Coyote fez foi criar um algoritmo que evita ao máximo esse tipo de situação. A estimativa é que só em 2012 a empresa eliminou quase 9 milhões de quilômetros percorridos sem carga.

KPIs claros: Os dados de todos os caminhões e das cargas são monitorados em tempo real e estão disponíveis para os gestores para que possam acompanhar o atingimento de metas e tomarem melhores decisões.

O que é importante ressaltar, é que empresas como essa usam esses ingredientes não apenas na operação principal, mas em todas as áreas da empresa. Desde o processo de contratação, acompanhamento de funcionários, interface com a comunidade, tudo é feito buscando automatização e digitalização.

Quem já está fazendo no Brasil

Algumas empresas já aplicam esses conceitos e estão surfando momentos de crescimento. Um exemplo é a Ebanx, empresa Curitibana que em 2019 atingiu o valor de mercado superior a 1 bilhão de dólares, sendo classificada como Unicórnio. A empresa que tem o papel de processar pagamentos, tem uma cultura forte visível no momento em que se pisa na empresa. Vários serviços de tecnologia são usados sob demanda e a alta preocupação com dados faz com que a empresa tenha um departamento de data science gerando inovações em alto nível.

A Madeira Madeira também segue o mesmo caminho. A empresa encontrou no marketplace de móveis o seu negócio. Trabalhando sem estoque, ela elimina problemas de giro de mercadoria e reduz custos de transporte. O olhar para automação e dados é inerente na empresa. Informações de melhorias de produto são disponibilizada para os fabricantes de forma inteligente, direcionando a produção dos seus parceiros. Dashboards e metas claras deixam a equipe ciente de como se encontram em relação aos seus desafios. Além da operação de venda, o grupo iniciou a operação da sua própria transportadora, a BulkyLog.

A Nubank é um famoso caso, afinal, desafiar os bancos no Brasil só poderia ser feito com um grande diferencial competitivo. Sem agências, a Nubank se posicionou como um banco digital, removendo diversos custos tradicionais desse negócio. A integração com a comunidade e o atendimento ao cliente são outros grandes diferenciais, principalmente nesse setor, tão conhecido por péssimos atendimentos e pouca preocupação com o cliente.

Áreas que estão sendo afetadas

Esse processo tende a acontecer em todas as áreas. Mas algumas estão mais avançadas e outras em breve devem criar as condições necessárias para mudar drasticamente.

Áreas que atuam com tecnologia como produto acabaram sendo as primeiras a serem impactadas por estarem mais próximas do digital.

Porém esse movimento começa a influenciar diretamente outros setores como Logística, à partir do baixo custo para rastrear pessoas e meios de transporte. O Financeiro também com o acesso a volume maiores de dados para avaliação de crédito, riscos e com a facilidade na operação financeira por dispositivos móveis.

Um outro setor que começou recentemente a passar por esse processo é o Direito. As chamadas lawtechs tem surgido de forma rápida usando algoritmos de inteligência artificial para processar decisões e predizer decisões judiciais.

Vários outros exemplos podem ser citados, mas o importante aqui é olhar para o seu negócio e entender como você pode atuar para não perder a onde e “morrer na praia”, talvez você precise de uma ajuda profissional para fazer a transformação digital.

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